2016 – Es ist Ihr Jahr … des Zen-Managements!

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Année ZEN

Zu Beginn eines neuen Jahres verspüren wir einen Geist der Erneuerung und das Gefühl, am Nullpunkt wieder anzufangen. Voll der Motivation, all weniger nützlichen Gewohnheiten abzulegen, denken wir über neue leistungsfähige Strategien nach. „Zen-Geist, Anfänger-Geist“ ist der Titel eines Buches von Shunryu Suzuki und ein Prinzip der Zen-Philosophie. Mit einem offenen Geist sind wir in der Lage, unsere Ressourcen auf die beste Weise zu verwenden.

Daher möchte ich hier 5 Ideen präsentieren, wie Sie Ihr Projektmanagement durch «Anfänger-Geist» optimieren können.

1 – Langsam beginnen

Es ist so einfach wie wahr: Die Richtung, in der man startet, bestimmt wo man ankommt. Im Hinblick auf das Projektmanagement gilt dies umso mehr. Die Entscheidungen aus der Startphase beeinflussen die Ergebnisse und die Kosten zu 50%. In vielen Fällen nimmt man sich nicht viel Zeit, um optionale Lösungen zu entwickeln. Aus Angst, Zeit oder Geld zu verlieren, entscheiden sich Manager häufig für die bekannten Lösungsansätze und neigen dazu, in einer konservativen Haltung den Beispielen der Kollegen zu folgen. Jedoch ist es wichtig, zunächst die besonderen und einzigartigen Anforderungen des Einzelfalls zu ermitteln, bevor Standardlösungen angewandt werden. Also, warum nicht genug Zeit und Energie in die Startphase und in die Untersuchung der Innovationspotenziale investieren?

2 – Souverän managen

Auch während der Ausführung gut geplanter Maßnahmen ist es sehr wichtig, nicht zu sehr an der Planung zu haften. Trotz ausführlicher Voruntersuchung trifft man immer auf unerwartete Einschränkungen. Darum soll man stets auf die Optimierung der angewandten Methoden und Maßnahmen vorbereitet sein. Vor allem bei Großprojekten ist es traurige Tatsache, dass die Kosten mit dem Fortschritt der Realisierung enorm über das geplante Maß hinaus ansteigen. Einige dieser Kostenüberschreitungen werden durch ein ineffizientes Controlling verursacht, sowie durch starre Strukturen im Management und eine feste Hierarchie, wobei Manager zu oft und zu viel auf die persönlichen Ziele und Eitelkeiten achten. Manchmal wollen sie auch nicht für inkompetent gehalten werden. Doch: Warum nicht offen für Veränderung sein und sich für eine echte kontinuierliche Optimierung einsetzen? Wäre dies nicht der Beweis wirklicher Souveränität?

3 – Zusammen arbeiten

Spätestens in einer Krise zeigen sich die wahren Qualitäten eines Teams vollständig. Hoch qualifizierte Spezialisten sind oft sehr auf ihre eigenen Spezialgebiete konzentriert, aber nicht bereit, auf die Interessen der anderen Bereiche einzugehen, wie sie es beim Start ihrer Karriere gemacht haben. Die Koordination von Teams aus verschiedenen Unternehmen misslingt, da es sehr oft alte Fehden und Rivalitäten gibt. Um den Schaden zu reduzieren, ist es eine kluge Investition, wenn das Management frühzeitig eine Mediation veranlasst. In den meisten Fällen ist es notwendig, verkrustete Mechanismen aufzubrechen. Wer könnte diese Blockaden besser und leichter auflösen als jemand, der neu in diesem Projekt und bestens gerüstet ist, neue Lösungsansätze zu entwickeln?

4 – Intelligent rekrutieren

Eine Art der Erneuerung ergibt sich auch, wenn neue Mitarbeiter einzustellen sind. Viele Manager wählen den idealen Kandidaten anhand seiner Studiengänge und seiner Karriere aus. Aber es ist von entscheidender Bedeutung, wie er sich an das Team anpasst, und wie sehr das Team in der Lage ist, neue Mitglieder zu integrieren. Oft werden ähnliche Profile gewählt, obwohl es viel nützlicher wäre, ein Team mit unterschiedlichen und sich ergänzenden Typen zusammenzustellen, welche aus verschiedenen Karrieren stammen, und die auch verschiedenen Altersgruppen angehören. Erfolgreiche Teams sind in der Lage, sich selbst ständig durch ihre vielfältigen Fähigkeiten zu erneuern. Die Frage ist: Wer kann mit seinen Fähigkeiten am besten zu einer Erweiterung der Kompetenzen beitragen?

5 – Ausgeglichen leben

Natürlich können wir nicht völlig zwischen Berufs- und Privatleben trennen. Vielfältige Beziehungen und Aktivitäten neben dem Beruf geben uns oft neue Energie. Dieser Bereich des Lebens leidet, wenn wir in einer frustrierenden Arbeitssituation stecken bleiben. Und die berufliche Leistungsfähigkeit wird wiederum verringert, wenn private Belange nicht ausreichend berücksichtigt sind. Diese Wechselwirkungen sind gut bekannt. Heute ist die “ Work- Life-Balance “ ein wichtiger Qualitätsindikator – sowohl bei Arbeitgebern als auch für Arbeitnehmer. Und hier ist nun die wesentliche der fünf Ideen: Wenn man es generell schafft, offen für neue Perspektiven zu bleiben, kann man die täglichen Aufgaben durch die volle Entwicklung der Potenziale bewältigen – und das während des ganzen Jahres.

Damit wünsche ich allen, den Anfängergeist für den gesamten Jahreslauf in 2016 zu bewahren und – bleiben Sie Zen !

 

„Höre nie auf anzufangen – fange nie an aufzuhören!“

2016 – It is your year … of zen management !

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Année ZEN

At the beginning of a new year, we have this spirit of renewal and the feeling to start at point zero. That is a time full of motivation for changing all these less useful habits, for developing new performance strategies. “Zen Mind, Beginner’s Mind” is the title of a book by Shunryu Suzuki and Trudy Dixon and the principle of a Zen philosophy. While keeping an open mind, we are able to exploit our resources in the best way.

Therefore I would like to present you 5 ideas how to optimize your project management by the « Beginner’s Mind ».

1 – Start slowly

It is as simple as true : The direction you take at the start of your journey will determine where you will arrive. With regard to Project Management, this is even truer. The decisions taken during the start phase influence the results and the costs at 50%. In many cases, there is not much time taken to study optional solutions. Fearing the loss of time or money, manager chose very often the known ways of familiar solution and tend to follow the examples of their colleagues in a conservative attitude. However, it is important to identify the special and unique demands before adapting standardized solutions. So, why not invest enough time and energy during the start phase and in order to examine the innovation potentials?

2 – Manage by sovereignty

Even during the execution of well-planned measures, it is very important not to be too attached to the planning. Though having studied the conditions thoroughly, one often meets unexpected constraints. This is why we need always to be prepared for optimizing the applied methods and measures. Especially for large projects it is sad fact that costs rise enormously and far over budget sums with the progressing time of realization. Some of these cost increases are caused by inefficient controlling, by rigid structures in management and a strict hierarchy, where managers stuck too often and to much at personal goals and vanities. They might fear to seem not incompetent or less sovereign. Why not changing to be open-minded and opting for a real continuous optimization ? Would this not proof real sovereignty?

3 – Work together

At the latest during a crisis the true qualities of a team appear completely . High level specialists are often very focused on their own area of expertise, but are not ready to look at the interests of the other areas, as they had done while starting their careers. Teams from different companies cannot be coordinated, as very often there are old feuds and rivalries. In order to reduce the damage, it would be a smart investment if the management organizes a coaching by mediation specialists at an early state of the problems. In most cases, it is necessary to break with old automated interactions. Who could detect these blockers better and more easily than someone who is new in this project and is well prepared to develop new solutions?

4 – Hire intelligently

A kind of renewal situation appears also when to hire new employees. Most often managers choose the ideal candidate based on his studies and his career. But it is of crucial importance that he is able to adapt to a new team and that the team is also able to integrate someone new. Often similar profiles are chosen, although it would be much more interesting to compose a team of different and complementary types, coming from different courses, even belonging to different age groups. Successful teams are able to renew themselves constantly by their varied skills . The question to ask is: Who can contribute to this variety of skills in the best way with a new asset?

5 – Live happy

Obviously we cannot clearly separate the professional and private life. Multiple relationships and activities beside the work often provide us with energy. This sphere of life suffers when we’re stuck in a frustrating work situation. And, professional performance also is lowered when there are private concerns. The interactions of these key areas are well known. Today we seek the “ WORK- LIFE- BALANCE“ as a quality indicator – either with an employer or a candidate . And that is the essential one among these five ideas: If you generally manage to keep a sense of openness for new perspectives, you manage your daily tasks by developing your potential in a complete way – throughout the year .

So I hope you keep that Beginner’s Spirit throughout 2016 – stay zen !

 

„Never stop starting, never start stopping.“

2016 , c’est votre année du management ZEN

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Année ZEN

Au début d’une nouvelle année il y a cet esprit de renouvellement, de recommencer, une idée de repartir à zéro. C’est le moment, quand il y a beaucoup de motivation pour changer ses habitudes moins utiles, pour élaborer de stratégies nouvelles plus performantes. « Esprit zen, esprit neuf », c’est le titre d’un livre de Shunryu Suzuki et Huston Smith et le principe d’une philosophie zen. En préservant l’ouverture de l’esprit, on peut exploiter ses ressources de façon optimale.

C’est pourquoi j’aimerais bien vous présenter 5 idées pour perfectionner votre management de projets par l’Esprit Neuf, l’état d’esprit de débutant.

1 – Démarrer lentement

Il est aussi banal comme vrai, la direction prise au début du chemin décide où on va arriver. D’autant plus c’est vrai pour le management des projets. Les décisions prises dans la phase de démarrage d’un projet influencent déjà à moitié son résultat et ses coûts. Souvent on ne prend pas assez de temps pour évaluer des alternatives. Par crainte de perdre du temps ou de l’argent, on choisit très souvent des chemins connus, des solutions familières, suit les exemples de l’entourage par conservatisme. Mais il faut d’abord identifier les exigences spéciales et uniques avant de se baser sur les solutions standardisées. Alors, pourquoi ne pas investir assez de temps et d’énergie dans la phase de démarrage et pour l’étude des innovations ?

2 – Manager souverainement

Même au milieu de l’exécution de mesures bien planifiées, il est très important, de ne pas être trop fixés sur les études. Car à l’encontre des conditions pré-évaluées, on découvre souvent des contraintes inattendues. C’est ainsi qu’il faut toujours être prêt à optimiser les méthodes et les mesures appliqués. Surtout pour les projets d’envergure il est triste réalité que les coûts augmentent de façon lamentable en dessus les sommes planifiés pendant la réalisation. Une partie de ces augmentations des frais est lié à un controlling inefficace et à des structures rigides dans le management ainsi que dans une hiérarchie trop stricte ou souvent trop fixés sur ses objectifs et vanités personnels. Souvent on a peur de paraître peu compétent et pas souverain. Mais si on changeait pour être ouvert d’esprit en optant pour une réelle optimisation continue, ne serait-il pas une vraie preuve de souveraineté ?

3 – Travailler ensemble

Au plus tard en situation de crise les vraies qualités d’une équipe montent à la surface. Des spécialistes de haut niveau sont souvent très concentrés sur leur domaine d’expertise, sans être prêt à s’occuper des intérêts des autres domaines, comme ils l’auraient fait en début de leur carrière. Souvent les équipes de différentes entreprises ne peuvent pas être coordonnées, comme il y a des vieilles querelles et concurrences. Pour réduire les dégâts, il serait un investissement intelligent, si on organise aussitôt un accompagnement par des spécialistes de médiation. Car souvent il faut rompre avec des vieilles interactions automatisées. Qui pourrait mieux et plus facilement détecter ces automatismes bloquants que quelqu’un qui est neuf dans cet entourage et qui est instruit à développer des solutions nouvelles ?

4 – Embaucher intelligemment

Une situation de renouvellement se présente également, quand il faut engager de nouveaux employés. Le plus souvent on choisit le candidat idéal à base de sa formation et de sa carrière. Mais il est d’importance primordiale, s’il est capable à s’adapter à une nouvelle équipe et si l’équipe, elle aussi est capable d’intégrer quelqu’un de nouveau. Souvent en choisit des profils semblables, pourtant il serait intéressant de composer une équipe de types différents et complémentaires, venant de formations variés, même appartenant à différents catégories d’âge. Les équipes performantes sont capables de se renouveler constamment grâce à leurs compétences variées. La question à se poser est donc : Qui peut contribuer à cette variété de compétences avec un atout nouveau ?

5 – Vivre sereinement

Evidemment on ne peut pas séparer nettement la vie professionnelle et la vie privée. L’énergie vient souvent de relations et d’activités multiples à côté du travail. Cette partie de la vie souffre quand on est bloqué dans une situation professionnelle frustrante. De l’autre côté, la performance professionnelle aussi est baissée quand il y a des soucis privés. Les interactions de ces secteurs principaux sont bien connues. Aujourd’hui on cherche de la « WORK-LIFE-BALANCE » comme indicateur de qualité – soit chez un employeur, soit chez un candidat. Finalement, voilà l’idée principale : Si on arrive généralement à garder un sens d’ouverture aux nouvelles perspectives, on arrive à maîtriser le quotidien en développant tous ses potentiels– pendant toute l’année.

Ainsi je vous souhaite de garder cet Esprit Neuf en 2016 – restez zen !

 

«N’arrête jamais de commencer, ne commence jamais d’arrêter »