Zu Beginn eines neuen Jahres verspüren wir einen Geist der Erneuerung und das Gefühl, am Nullpunkt wieder anzufangen. Voll der Motivation, all weniger nützlichen Gewohnheiten abzulegen, denken wir über neue leistungsfähige Strategien nach. „Zen-Geist, Anfänger-Geist“ ist der Titel eines Buches von Shunryu Suzuki und ein Prinzip der Zen-Philosophie. Mit einem offenen Geist sind wir in der Lage, unsere Ressourcen auf die beste Weise zu verwenden.
Daher möchte ich hier 5 Ideen präsentieren, wie Sie Ihr Projektmanagement durch «Anfänger-Geist» optimieren können.
1 – Langsam beginnen
Es ist so einfach wie wahr: Die Richtung, in der man startet, bestimmt wo man ankommt. Im Hinblick auf das Projektmanagement gilt dies umso mehr. Die Entscheidungen aus der Startphase beeinflussen die Ergebnisse und die Kosten zu 50%. In vielen Fällen nimmt man sich nicht viel Zeit, um optionale Lösungen zu entwickeln. Aus Angst, Zeit oder Geld zu verlieren, entscheiden sich Manager häufig für die bekannten Lösungsansätze und neigen dazu, in einer konservativen Haltung den Beispielen der Kollegen zu folgen. Jedoch ist es wichtig, zunächst die besonderen und einzigartigen Anforderungen des Einzelfalls zu ermitteln, bevor Standardlösungen angewandt werden. Also, warum nicht genug Zeit und Energie in die Startphase und in die Untersuchung der Innovationspotenziale investieren?
2 – Souverän managen
Auch während der Ausführung gut geplanter Maßnahmen ist es sehr wichtig, nicht zu sehr an der Planung zu haften. Trotz ausführlicher Voruntersuchung trifft man immer auf unerwartete Einschränkungen. Darum soll man stets auf die Optimierung der angewandten Methoden und Maßnahmen vorbereitet sein. Vor allem bei Großprojekten ist es traurige Tatsache, dass die Kosten mit dem Fortschritt der Realisierung enorm über das geplante Maß hinaus ansteigen. Einige dieser Kostenüberschreitungen werden durch ein ineffizientes Controlling verursacht, sowie durch starre Strukturen im Management und eine feste Hierarchie, wobei Manager zu oft und zu viel auf die persönlichen Ziele und Eitelkeiten achten. Manchmal wollen sie auch nicht für inkompetent gehalten werden. Doch: Warum nicht offen für Veränderung sein und sich für eine echte kontinuierliche Optimierung einsetzen? Wäre dies nicht der Beweis wirklicher Souveränität?
3 – Zusammen arbeiten
Spätestens in einer Krise zeigen sich die wahren Qualitäten eines Teams vollständig. Hoch qualifizierte Spezialisten sind oft sehr auf ihre eigenen Spezialgebiete konzentriert, aber nicht bereit, auf die Interessen der anderen Bereiche einzugehen, wie sie es beim Start ihrer Karriere gemacht haben. Die Koordination von Teams aus verschiedenen Unternehmen misslingt, da es sehr oft alte Fehden und Rivalitäten gibt. Um den Schaden zu reduzieren, ist es eine kluge Investition, wenn das Management frühzeitig eine Mediation veranlasst. In den meisten Fällen ist es notwendig, verkrustete Mechanismen aufzubrechen. Wer könnte diese Blockaden besser und leichter auflösen als jemand, der neu in diesem Projekt und bestens gerüstet ist, neue Lösungsansätze zu entwickeln?
4 – Intelligent rekrutieren
Eine Art der Erneuerung ergibt sich auch, wenn neue Mitarbeiter einzustellen sind. Viele Manager wählen den idealen Kandidaten anhand seiner Studiengänge und seiner Karriere aus. Aber es ist von entscheidender Bedeutung, wie er sich an das Team anpasst, und wie sehr das Team in der Lage ist, neue Mitglieder zu integrieren. Oft werden ähnliche Profile gewählt, obwohl es viel nützlicher wäre, ein Team mit unterschiedlichen und sich ergänzenden Typen zusammenzustellen, welche aus verschiedenen Karrieren stammen, und die auch verschiedenen Altersgruppen angehören. Erfolgreiche Teams sind in der Lage, sich selbst ständig durch ihre vielfältigen Fähigkeiten zu erneuern. Die Frage ist: Wer kann mit seinen Fähigkeiten am besten zu einer Erweiterung der Kompetenzen beitragen?
5 – Ausgeglichen leben
Natürlich können wir nicht völlig zwischen Berufs- und Privatleben trennen. Vielfältige Beziehungen und Aktivitäten neben dem Beruf geben uns oft neue Energie. Dieser Bereich des Lebens leidet, wenn wir in einer frustrierenden Arbeitssituation stecken bleiben. Und die berufliche Leistungsfähigkeit wird wiederum verringert, wenn private Belange nicht ausreichend berücksichtigt sind. Diese Wechselwirkungen sind gut bekannt. Heute ist die “ Work- Life-Balance “ ein wichtiger Qualitätsindikator – sowohl bei Arbeitgebern als auch für Arbeitnehmer. Und hier ist nun die wesentliche der fünf Ideen: Wenn man es generell schafft, offen für neue Perspektiven zu bleiben, kann man die täglichen Aufgaben durch die volle Entwicklung der Potenziale bewältigen – und das während des ganzen Jahres.
Damit wünsche ich allen, den Anfängergeist für den gesamten Jahreslauf in 2016 zu bewahren und – bleiben Sie Zen !
„Höre nie auf anzufangen – fange nie an aufzuhören!“
